Assistant Gestion Projet - Communauté de Communes Millau Grands Causses H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Le poste proposé s'inscrit dans le service « développement économique » sur des missions d'assistance administrative et de secrétariat du service en appui direct avec le responsable de service développement économique et manager du commerce.
- Filière administrative sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs de catégorie C,
- Temps de travail initial : 20h par semaine avec possibilité d'évolution
- Contrat de travail de six mois renouvelable
- Horaires : Du lundi au vendredi matin 8h à 12h (base) variabilité des horaires en fonction des demandes de remplacement à l'accueil (matin ou après-midi) et une participation ponctuelle aux évènements,
- Heures complémentaires en période de congé possible
- Télétravail exceptionnel sur validation du responsable

Assistance administrative et secrétariat
- Etre en appui administratif du chargé de mission Manager du commerce :
o gestion des agendas,
o vérification de la recevabilité des dossiers dans le cadre des différents programmes,
o rédaction et envoi de courriers, mails
o engagement et gestion des bons de commande,
o rédaction et suivi des conventions (objectifs, bilan, renouvellement),
o demande de devis,
o Aide au suivi du budget,
o prise de notes et mise en forme de documents,
o Campagne de phoning
o Etc.

- Aider à la préparation des instances (conseils, commissions), travailler à la formalisation des documents et actes administratifs ;

Administrer et suivre les tableaux de bord pour les activités du Pôle
- Formaliser les tableaux de bord à partir des objectifs et indicateurs communiqués,
- Veiller à leur mise à jour en assistance aux autres agents du pôle ;

Organiser et participer aux événements du Pôle (invitation, réservations, devis, accueil des participants, etc.).

Intervenir en appui à la gestion de projet : aide au suivi des dossiers, relance téléphonique, mailings ...


En l'absence de l'agent d'accueil :
Assurer l'accueil de la MDE physique et téléphonique (en roulement avec les autres assistantes) afin d'assurer la continuité du service.

- Gérer les appels téléphoniques,
- Assurer le relationnel avec les résidents de la MDE et les partenaires,
- Renseigner le public,
- Donner une information de premier niveau et faire part des demandes et un retour d'information auprès de la référente administrative ou du responsable de pôle,
- Prendre en charge la réservation du parc automobile et des salles de réunions,
- Mettre en oeuvre la procédure d'évacuation incendie

De formation Bac +2, une expérience en collectivité territoriale est appréciée.
Vous faites preuve d'un excellent relationnel, de rigueur et discrétion, de polyvalence et de compétence en organisation et avec un intérêt pour les projets et la relation avec les entreprises.
Vous justifiez de connaissance en :
Fonctionnement des collectivités territoriales, connaissances de procédures de fonctionnement d'une pépinière d'entreprise, du fonctionnement au sein d'un réseau régional, des grands axes du développement économique.
Vous disposez d'une maîtrise de l'orthographe et de l'expression orale et écrite ainsi que de qualité pour la rédaction administrative.
Le poste nécessite une maîtrise du Pack Office - Microsoft 365

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Conduite de projet
• Pack Office
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Prise de note
• Capacité d'adaptation
• Rédaction administrative